Prokura – pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę cz. 3

Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że prokurent musi być pełnoletni i nie może być ubezwłasnowolniony nawet częściowo.

Prokurentem może zostać również pracownik przedsiębiorcy. Odpowiedzialność prokurenta-pracownika nie jest ograniczona przepisami Kodeksu Pracy. Uważa się, że stosunek pracy i stosunek prokury są niezależne. W rezultacie, jeśli prokurent-pracownik wyrządzi szkodę mocodawcy, to odpowiada za nią bez ograniczeń. Pracownik, który zgodzi się zostać prokurentem wyłącza ograniczenie swojej odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie Pracy w zakresie czynności podejmowanych jako prokurent.

Zgodnie z uzasadnieniem do uchwały Sądu Najwyższego z 2006 i 2014 roku dopuszczalne jest łączenie funkcji członka zarządu spółki i jej prokurenta. Dopuszczalne jest również, aby funkcje prokurenta objął wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcjonariusz, o ile nie są oni członkami organów spółki (np. zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej). Niedopuszczalne jednak jest łącznie funkcji prokurenta z funkcją członka rady nadzorczej w spółce kapitałowej lub komisji rewizyjnej w spółce z ograniczona odpowiedzialnością.

Sąd Najwyższy, w jednym ze swoich wyroków, uznał, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, będąca komplementariuszem w spółce komandytowej, może składać oświadczenia woli w imieniu spółki komandytowej przez prokurenta lub ustanowionego przez niego pełnomocnika.

Ustawodawca pozostawił przedsiębiorcy swobodę, co do tego, ilu prokurentów ustanowi oraz w jaki sposób ukształtuje relacje między nimi.

Przedsiębiorca może ustanowić kilku prokurentów, gdzie część z nich będzie mogła działać w imieniu przedsiębiorcy samodzielnie (prokura samoistna), a część tylko łącznie z innym prokurentem (prokura łączna).

Swoboda przedsiębiorcy w kształtowaniu relacji między prokurentami nie dotyczy zakresu czynności, jakie prokurenci mogą podejmować. Wydaje się to absolutnie uzasadnione, biorąc pod uwagę charakter prokury. Gdyby swoboda przedsiębiorcy szła aż tak daleko, to zmniejszałoby to pewność prokury w obrocie. Na przykład druga strona umowy musiałaby za każdym razem upewniać się, jaki jest zakres umocowania prokurenta. Ponieważ prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, to należy uznać, że ta zasada ogranicza swobodę, o której tutaj mowa.

Wyjątkiem od zakazu ograniczenia prokury ze skutkiem dla osób trzecich jest możliwość ustanowienia prokury łącznej. Ustawodawca zagwarantował pewność obrotu przy dopuszczeniu tego rodzaju prokury poprzez wymóg, że udzielenia prokury łącznej jednoznacznie wynikał z dokumentu umocowania. Jeśli dokument nie zawiera wzmianki o rodzaju prokury, to znaczy, że została udzielona prokura samoistna, a nie łączna.

Dodatkowo art. 39 pkt. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga wskazania rodzaju prokury (czyli czy jest to prokura łączna, czy samoistna). Jeśli ani z rejestru, ani z dokumentu umocowania nie wynika, że jest to prokura łączna, należy taką prokurę traktować jako samoistną. Oznacza to, że taki prokurent będzie mógł zawrzeć umowę jednoosobowo i umowa ta będzie wiązać przedsiębiorcę, w imieniu którego ten prokurent działa, a druga strona nie będzie mogła się powoływać na niewłaściwą reprezentację strony.

Wreszcie możliwość udzielenia prokury łącznej została ograniczona do czynności reprezentacji, czyli czynności „wychodzących” od przedsiębiorcy (np. do zawierania umów w jego imieniu, składania oświadczeń o odstąpieniu od umowy, wezwań do zapłaty itp.). Przy takich oświadczeniach konieczne jest działanie prokurenta łącznie z innym prokurentem lub członkiem zarządu. Oświadczenie woli przedsiębiorcy zostaje złożone dopiero, kiedy wszyscy prokurenci mający działać razem złożą przedmiotowe oświadczenie (np. podpiszą umowę). Dopiero oświadczenie ostatniego z nich pozwoli uznać, że przedsiębiorca złożył przedmiotowe oświadczenie.

Sytuacja wygląda inaczej przy oświadczeniach woli kierowanych do przedsiębiorcy, który ustanowił prokurę łączną. Ustawodawca zastrzegł, że nawet w przypadku prokury łącznej oświadczenia kierowane do przedsiębiorcy (na przykład wypowiedzenie zawartej z nim umowy) mogą zostać dokonane wobec jednego z prokurentów łącznych. Ta sama zasada odnosi się do doręczania przedsiębiorcy pism.

Od prokury łącznej należy odróżnić reprezentację mieszaną i prokurę łączną niewłaściwą.

Reprezentacja mieszana (bardzo często spotykana w obrocie), to sytuacja w której członek zarządu lub wspólnik uprawniony do reprezentowania handlowej spółki osobowej może dokonywać czynności prawnych tylko łącznie z drugim członkiem zarządu lub prokurentem.

Artykuł 30 Kodeksu Spółek Handlowych jednoznacznie wskazuje, że umowa spółki jawnej może przewidywać, że wspólnik jest uprawniony do reprezentowania spółki tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Podobnie sytuacja się ma w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie w przypadku zarządu wieloosobowego sposób reprezentowania spółki określa umowa. Jeżeli umowa nie zawiera żadnych postanowień w tym zakresie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem (analogiczne unormowania odnoszą się do spółki akcyjnej). Tym samym, przepisy prawa jednoznacznie dopuszczają reprezentację mieszaną.

Sąd Najwyższy w postanowieniu z 5 lipca 2013 roku stwierdził, że prawo współdziałania z członkiem zarządu (lub wspólnikiem handlowej spółki osobowej) ma każdy prokurent samodzielnie, bez względu na to czy udzielono mu prokury samoistnej, czy prokury łącznej.

To, że członek zarządu może działać skutecznie w imieniu spółki kapitałowej tylko łącznie z innym członkiem zarządu lub prokurentem nie pozbawia osób, którym udzielono prokury łącznej, możliwości działania wspólnie w imieniu spółki kapitałowej, bez konieczności współdziałania z nimi członka zarządu. Reprezentacja mieszana stanowi formę ograniczenia zarządu, a nie prokurenta. Działanie prokurenta łącznie z członkiem zarządu nie zmienia ani jego statusu, ani tym bardziej zakresu umocowania. Jeśli w spółce zostanie udzielona prokura dwóm osobom, poprzez wyraźne ustanowienie prokury łącznej, to nie będzie żadnych podstaw do stwierdzenia, że do skuteczności czynności prawnej (np. zawarcia umowy), której dokonują w imieniu spółki, niezbędne będzie oprócz oświadczenia woli każdego z nich (np. podpisu pod umową), także oświadczenie woli członka zarządu spółki. Taki wymóg stanowiłby ograniczenie praw prokurentów łącznych wynikających z przepisów o prokurze, co w świetle postanowień art. 205 par. 3 Kodeksu Spółek Handlowych jest zabronione. Przepis ten stanowi, że wymóg współdziałania jednego członka zarządu łącznie z prokurentem nie wyłącza i nie ogranicza praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze (patrz postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 25 lutego 2016 roku).

Jak widać zasady reprezentacji można ograniczyć w opisany powyżej sposób. Podobnie sytuacja się ma z prokurentem. Przedsiębiorca może uregulować prokurę tak, że prokurent może działać wyłącznie łącznie z członkiem zarządu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki kapitałowej.

Prokura a pełnomocnictwo

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa nie tylko ze względu na fakt, że może zostać udzielona tylko przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru (czyli nie przez każdego) lecz również dlatego, że ograniczono zakres osób, które mogą zostać prokurentem. Prokurentem może zostać tylko osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych.

W odróżnieniu od pełnomocnictwa i działającego na jego podstawie pełnomocnika, zakres uprawnień prokurenta jest określony przez ustawę, podczas gdy zakres umocowania pełnomocnika wynika z treści pełnomocnictwa.

W odróżnieniu od pełnomocnictwa ogólnego, w odniesieniu do prokury nie ma znaczenia, czy czynność dokonywana przez prokurenta należy do czynności zwykłego zarządu, czy go przekracza. Prokurent jest umocowany do dokonywania obu kategorii czynności.

Prokura od pełnomocnictwa różni się również formą. Prokura musi zostać udzielona na piśmie pod rygorem nieważności i podlega wpisaniu do rejestru. Dopuszczalne jest zachowanie każdej formy pisemnej, od zwykłej formy pisemnej do aktu notarialnego włącznie. Udzielenie prokury może nastąpić w formie elektronicznej, bo ta forma jest traktowana jako równoważna z formą pisemną. Oznacza to, że wystarczy złożyć oświadczenie o udzieleniu prokury w formie pisemnej i opatrzyć go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Nie jest możliwe ustanowienie prokurenta w formie ustnej. Takie ustanowienie prokurenta nie jest ważne. Dodatkowo, treść umocowania musi być jednoznaczna i wskazywać, że chodzi właśnie o udzielenie prokury, a nie innej formy pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo może zostać udzielone w dowolnej formie, za wyjątkiem pełnomocnictwa ogólnego, które musi zostać udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Wyjątkiem jest również sytuacja, kiedy do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma. W takim przypadku pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Najlepszym przykładem jest pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości. Umowa sprzedaży nieruchomości musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. W konsekwencji pełnomocnictwo do dokonania tej czynności musi zostać udzielone w takiej samej formie. W przypadku prokury taka zasada nie znajduje zastosowania. Prokura może zostać udzielona w zwykłej formie pisemnej, jeśli w jej zakresie znajdzie się uprawnienie do nabywania nieruchomości, to prokurent na podstawie takiego umocowania może skutecznie kupić nieruchomości.

Prokurent, w odróżnieniu od pełnomocnika, nie może udzielać prokury substytucyjnej, czyli delegować swoich uprawnień na inną osobę (inaczej mówiąc nie może przenieść prokury). Prokurent może jednak ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności.

Prokura może być w każdym czasie odwołana, jak również nie można udzielać prokury nieodwołalnej, podczas gdy w przypadku pełnomocnictwa mocodawca (osoba udzielająca pełnomocnictwa) może zrzec się prawa do jego odwołania.

Prokura, w odróżnieniu od pełnomocnictwa, wygasa w okresie likwidacji przedsiębiorcy oraz ogłoszenia jego upadłości.

Prokurent a zarząd spółki

Przede wszystkim prokurent nie jest organem przedsiębiorcy. Tym samym oświadczenie woli prokurenta (np. zawarcie umowy) jest jego własnym oświadczeniem, ale składanym w imieniu przedsiębiorcy. W przypadku organu przedsiębiorcy (np. zarządu), oświadczenie woli organu (np. zawarcie umowy) uważane jest za oświadczenie samego przedsiębiorcy.

Ponieważ prokurent nie jest organem spółki, tym samym w postępowaniu sądowym nie może być przesłuchiwany w charakterze strony, a jedynie w charakterze świadka. W charakterze strony mogą być przesłuchiwani wyłącznie członkowie zarządu.

Organ przedsiębiorcy wchodzi w skład struktury organizacyjnej przedsiębiorcy i jest jej koniecznym elementem. W przypadku prokurenta taka zależność nie zachodzi.

Różnice zachodzą również w zakresie uprawnień organu przedsiębiorcy a prokurenta. Organ działa w zakresie uprawnień wynikających z aktów prawnych regulujących ustrój osoby prawnej. Prokurent natomiast działa na podstawie udzielonej mu przez przedsiębiorcę prokury, w ramach uprawnień określonych w ustawie.

Prokurent, w odróżnieniu do członka zarządu, nie ma obowiązku złożyć wniosku o ogłoszenie upadłości. Tym samym, nie ponosi on ryzyka odpowiedzialności z tytułu art. 373 prawa upadłościowego. Zgodnie z tym przepisem, członkowi zarządu, który ze swojej winy nie złożył w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości grozi:

• pozbawienie na okres od jednego do dziesięciu lat prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek lub w ramach spółki cywilnej oraz
• zakaz pełnienia funkcji zarządcy sukcesyjnego, członka rady nadzorczej, członka komisji rewizyjnej, reprezentanta lub pełnomocnika osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie tej działalności, spółki handlowej, przedsiębiorstwa państwowego, spółdzielni, fundacji lub stowarzyszenia.

Prokura może być w każdym czasie odwołana…

W przypadku spółek osobowych prokurę może odwołać każdy wspólnik mający prawo prowadzenia spraw spółki. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej uprawienie to przysługuje każdemu członkowi zarządu.

Odwołanie prokury przez przedsiębiorcę może nastąpić w dowolnej formie i jest jednostronną czynnością prawną (tj. do jej odwołania nie jest potrzebna zgoda prokurenta). Przedsiębiorca może w odwołaniu prokury wskazać datę jej wygaśnięcia. Jeśli jednak nie wskaże daty, to przyjmuje się, że odwołanie prokury następuje w trybie natychmiastowym ze skutkiem na moment, w którym oświadczenie o odwołaniu prokury dotarło do prokurenta w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać.

Prokura wygasa również wskutek:

• wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru lub ewidencji; upadłości przedsiębiorcy, otwarcia likwidacji lub przekształcenia przedsiębiorcy;
• śmierci prokurenta (odmiennie od pełnomocnictwa nie można ustalić, że umocowanie przejdzie na spadkobierców prokurenta);
• ustanowienia kuratora;
• zbycia; oddania w dzierżawę lub użytkowanie przedsiębiorstwa.

Co warto zauważyć, utrata przez przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.

Przedsiębiorca jest zobowiązany dokonać zgłoszenia wygaśnięcia prokury do rejestru/ ewidencji. Wykonanie tego obowiązku jest bardzo istotne. Należy pamiętać, że w sytuacji, w której były prokurent wyrządzi szkodę, a nie został zgłoszony wniosek o jego wykreślenie, odpowiedzialność poniesie przedsiębiorca. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca odpowiada w sytuacji, kiedy nie złoży obowiązkowego wniosku o wpis (wykreślenie), chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z win poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą przedsiębiorca nie ponosi odpowiedzialności. Tak ukształtowana odpowiedzialność przedsiębiorcy jest zgodna z zasadą zaufania do rejestru i zapewnia bezpieczeństwo obrotu.

Co więcej, zgodnie z art. 14 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w sytuacji nie wykonania obowiązku zgłoszenia wygaśnięcia prokury do rejestru/ewidencji, przedsiębiorca nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie uległy wykreśleniu z rejestru. Oznacza to w praktyce, że odwołany prokurent, który nie został wykreślony z rejestru, może skutecznie zawrzeć umowę w imieniu przedsiębiorcy.

Reasumując: prokura jest bardzo skutecznym sposobem zdelegowania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa na osobę zaufaną, która może wyręczyć przedsiębiorcę w wielu czynnościach związanych z codziennym prowadzeniem działalności gospodarczej należy jednak zawsze zweryfikować czy osoba, której udzielamy prokury jest odpowiednią osobą do pełnienia powierzanej jej funkcji.

Na tym kończymy cykl informacyjny o prokurze. Mam nadzieję, że przekazane informacje były przydatne i przybliżyły Wam instytucję prokury.

Jeśli dotarli Państwo tutaj, to najprawdopodobniej przeczytali Państwo cały artykuł. Jeśli mam rację i artykuł się Państwu podobał to byłabym wdzięczna za polubienie mojej strony na Facebook (https://www.facebook.com/adlkancelaria/), gdzie na bieżąco dodaję inne podobne artykuły. Z góry bardzo dziękuję.